Datenschutzerklärung für die OfficeHelper iOS & Android App
Stand: November 2024
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung in der OfficeHelper iOS & Android App ist:
Synclaro
Marco Heer & Johannes Jägers
Ringstraße 1
92318 Neumarkt i.d.OPf.
Deutschland
E-Mail: datenschutz@officehelper365.com
2. Datenverarbeitung in der App
2.1 Kontoregistrierung und Anmeldung
Bei der Registrierung eines Benutzerkontos erheben wir:
- E-Mail-Adresse
- Passwort (verschlüsselt gespeichert)
- Optional: Name
Diese Daten sind erforderlich für die Kontoerstellung und -verwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
2.2 Dokumentenverarbeitung
Die App ermöglicht das Scannen, Speichern und Verwalten von Dokumenten. Dabei werden verarbeitet:
- Gescannte Dokumente und Bilder
- Metadaten (Erstellungsdatum, Dateigröße, Dokumententyp)
- Von Ihnen vergebene Kategorien und Tags
- OCR-extrahierte Textinhalte für die Suchfunktion
2.3 Cloud-Synchronisation
Ihre Dokumente werden verschlüsselt in unserem Cloud-Speicher in Deutschland gespeichert. Die Synchronisation erfolgt über eine sichere SSL-Verbindung.
2.4 Push-Benachrichtigungen
Wenn Sie Push-Benachrichtigungen aktivieren, speichern wir:
- Geräte-Token für die Zustellung von Benachrichtigungen
- Benachrichtigungseinstellungen
2.5 Analytische Daten
Zur Verbesserung der App erheben wir anonymisierte Nutzungsdaten:
- App-Absturzberichte
- Nutzungshäufigkeit von Features
- Gerätetyp und iOS/Android-Version
Diese Daten werden niemals mit Ihren persönlichen Daten verknüpft.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung der App-Funktionalitäten
- Synchronisation Ihrer Dokumente zwischen Geräten
- Versand von Benachrichtigungen über wichtige Fristen
- Verbesserung und Weiterentwicklung der App
- Kundenservice und Support
4. Speicherdauer
Ihre persönlichen Daten und Dokumente werden gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist. Nach Löschung Ihres Kontos werden alle Daten innerhalb von 30 Tagen vollständig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
5. Datenübertragung an Dritte
Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur in folgenden Fällen:
- Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung
- Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
- An Auftragsverarbeiter (z.B. Cloud-Hosting-Anbieter) unter strengen Datenschutzvereinbarungen
6. Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen
- Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen
- Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen
- Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen
7. Datensicherheit
Wir setzen folgende Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für sensible Dokumente
- SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
- Verschlüsselte Speicherung auf deutschen Servern
- Regelmäßige Sicherheitsaudits und Updates
- Zwei-Faktor-Authentifizierung (optional)
8. Berechtigungen der App
Die OfficeHelper App benötigt folgende Berechtigungen:
- Kamera: Zum Scannen von Dokumenten
- Fotos/Galerie: Zum Import von Dokumenten aus Ihrer Foto-/Bilderbibliothek
- Benachrichtigungen: Für Erinnerungen an wichtige Fristen
- Face ID/Touch ID (iOS) / Biometrie (Android): Für zusätzliche Sicherheit beim App-Zugriff
Alle Berechtigungen können in den iOS/Android-Einstellungen jederzeit widerrufen werden.
9. Kinder und Jugendliche
Unsere App richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern unter 16 Jahren.
10. Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen der App anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie immer in der App und auf unserer Webseite.
11. Kontakt zum Datenschutz
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns kontaktieren:
E-Mail: datenschutz@officehelper365.com
Telefon: 0160 9947 1052
Post: Synclaro, Ringstraße 1, 92318 Neumarkt i.d.OPf., Deutschland
12. Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland
Telefon: +49 981 180093-0
E-Mail: poststelle@lda.bayern.com
Website: www.lda.bayern.de